اسس حل المشكلات

أولا: ماهية المشكلة

أ - تحديد المشكلة

هو وضع جديد غير مرغوب فيه، نتيجة تغير يقرأ على طريقة العمل أو بسبب ظرف معين. ولتحديد أي مشكلة والتعرف عليها يجب التساؤل عن النشاط أو العمل الذي لم يؤدّى كالمعتاد، ولماذا حدث ذلك، وهل النتيجة الجديدة مقبولة أم غير مقبولة، وما الغاية المرجوة من حل المشكلة القائمة؟

وقبل أن نبدأ بحل المشكلة يجب علينا أولا أن فهمها. ولفهم المشكلة يجب بالتعرف على طبيعتها، وذلك بتحديدها ثم تصنيفها على أساس من التجربة والخبرة. وذلك يكون بمساعدة عدة مراجع أساسية منها:

المعلومات التاريخية وما تتضمنه من مشكلات ونتائج وحلول سابقة.

معلومات حول التخطيط تتم من خلالها المقارنة بين النتائج المتوقعة والأهداف المرسومة.

النقد الخارجي الوارد من جميع الفئات المعنية.

المقارنة بمن هم في أوضاع مشابهة لما نحن فيه.

إن الوعي بوجود المشكلة يعد خطوة هامة في عملية حلها. من المهم جدا تحديد طبيعة المشكلة بدقة، وإلا فإن الحل المقترح قد لا يأتي بالنتائج المطلوبة.

ب - تصنيف المشكلة

يمكن تصنيف المشكلات بالقياس إلى ما تنطوي عليه من درجة المخاطرة. وبعد تحديد موقع كل مشكلة من الأهمية، يمكننا التركيز على المشكلات الأخطر شأنا على نجاح مشروعاتنا. أما المشكلات القليلة الخطورة، فقد يغض النظر عنها مؤقتا إلى أن تتوافر الإمكانات الكافية لحلها مستقبل.

ثانيا: الحلول البديلة

بعد التعرف على طبيعة المشكلة وتصنيفها تبدأ عملية البحث عن الحلول البديلة. وقت تتم هذه العملية الطريقة التقليدية وذلك بالنظر للماضي والبحث عن الحلول المقترحة لحل مشكلة مماثلة حدثت في وقت سابق. أو يتم اتباع منهج علمي أو أسلوب رياضي أو منهج جديد للتوصل إلى حل. كما يمكن استخدام العصف الذهني لإيجاد أكبر قدر ممكن من الحلول البديلة. وفي هذه المرحلة يجب عدم الحكم على أيا من الحلول، حتى تكتمل عملية الطرح. وعندها نستخدم المنطق والتجربة والتحليل الموضوعي لتحديد أيها أصلح.

ثالثا: الحل المختار

ينشأ المحل المختار أساسا من عملية تمحيص دقيق للبدائل المتوافر بحسب قدرتها على الحل في إطار الإمكانيات الموجودة. وقد لا يصل أي حال من الحلول المطروحة إلى درجة الكمال، بحيث يزيل جميع أضرار المشكلة أو آثارها، لكن يجب التركيز على البدائل التي تحقق ما يلي:

أ - الحد من الأضرار.
ب - تفادي الإضرار بجوانب أخرى من خطة العمل.
ج - جدوى مقبولة في إطار الموارد المتاحة.

ويمكن لكل بديل من تلك البدائل أن يؤدي إلى حل، وقد يحقق كل منها النتائج المطلوبة في إطار الإمكانيات المتوافرة، إلا أن اختيار البديل الأفضل يتوقف على أي العوامل المطلوبة في محصلة الحل يعدّ أكثر انسجاما مع ظروف القائمة. ومن ناحية أخرى قد يتطلب حل من الحلول المطروحة توظيف موارد وإمكانات غير متوافرة أو باهظة الثمن، وعليه يمكن وضع قائمة مواصفات عامة للحلول المقبولة. فالحل المناسب:

أ - يحقق القدر الأدنى من النتائج المطلوبة؛
ب - ألا يتطلب الحل تكاليف أو موارد أكثر من المتوفر.

يجب القيام بعمل منظم لحل المشكلات كلما أمكن ذلك، لأن هذا الأسلوب - الإضافة إلى فعاليته وجدواه - يتيح فرصة توثيق العمل والخبرة وتكوين رصيد مسجل يمكن الرجوع إليه إذا نشأت أوضاع مشابها في المستقبل مما يمنع التكرار وإهدار الإمكانيات.

إلا أن عامل الوقت أو العوامل الأخرى الحساسة كالنواحي القانونية والأمنية مثلا، قد لا تسعفنا في البحث عن الحل من خلال إجراءات منظمة، وفي هذه الحال يجب التشاور بين القائمين على الحل وتقدير بدائله، مع العلم إنه يجب تدوين العمل والاحتفاظ بالوثائق والملفات كلما سنحت الفرصة.